Praktijktips voor Projectmanagers

Projectmanagers zijn schapen met vijf poten met een hondenbaan. Ze moeten van alle markten thuis zijn en te pas en te onpas kunnen schakelen in een vaak woelige omgeving. Ze moeten zich bewust zijn van dat wat ze nog niet weten maar ook sturing geven op basis van dat wat ze wel weten. Een vakgebied vol dilemma’s waarin dagelijks keuzes worden gevraagd van de projectmanager.
Hieronder volgen een aantal praktijktips (of mantra’s) die een projectmanager kunnen helpen in deze waan van alle dag.

1. Richt je project in op basis van dat wat je nog niet weet.
Een project bestaat bij de gratie van onzekerheid; er zijn altijd dingen die je niet weet (of nog niet kunt weten). Zorg ervoor dat wanneer er tijdens het project dingen gebeuren die je niet voorzien hebt, maar wel impact hebben op je project, op de juiste wijze bij je terecht komen! Zorg er overigens ook voor dat de projectparticipanten (en de belangrijkste stakeholders) zich bewust zijn van bovenstaand.

2. Dat wat je wel weet is een aanname.
Voortbordurend op het eerste punt is dat wat je wel weet dus een aanname. Draai dat wat je wel weet eens om en ga het er met een aantal mensen over hebben wat er gebeurt, wanneer die aanname niet klopt. Dit is de basis van je risicobeheersing.

3. Budgetteer Risico’s
Risico’s treden op, dat is een gegeven. Het is dan ook niet meer dan logisch om deze, hoe klein ze ook mogen lijken, in het projectbudget mee te calculeren. Dit levert vaak meteen een interessant gesprek op met de opdrachtgever. Een praktische tip is om de risico’s toe te kennen aan één van de beheersaspecten (zie ook punt 5). Een beheersaspect met een hoog risico is meestal niet ‘vast te zetten’ (te fixen).

4. Dat wat niet in het Plan staat, bestaat niet.
Een Projectplan is een  samenhangende verzameling afspraken die je door de gehele projectorganisatie maakt (van Opdrachtgever tot Projectuitvoerder). Wijziging van 1 afspraak kan desastreuze gevolgen hebben voor alle andere afspraken (bijvoorbeeld de planning of het budget). Zorg er dus als projectmanager voor dat je alles wat je vastlegt hebt bevestigd en kunt bewaken. De rest bestaat (nog) niet (zie ook punt 1).

5. Er is altijd ruimte in Tijd, Scope of Resources! Altijd!
Een veelvoorkomende denkfout is dat een projectmanager zijn project op tijd, binnen budget en binnen scope moet opleveren. Wanneer dit zo is, dan is er geen sprake van een project, maar van een proces (alles is immers al zo goed als duidelijk). Geen ruimte in één van deze drie (beheers-) aspecten betekent dat de projectmanager geen project (meer) heeft om te managen. Het aspect waar ruimte in zit is het aspect waarop je moet sturen! Het aspect waar geen ruimte is zit moet je bewaken.

6. Probeer in Producten te denken ipv Werk
Een typisch projectmanagementdilemma is dat de projectmanager verantwoordelijk is voor zowel de bewaking van de scope als ook voor de uitvoering daarvan. Je projectresultaat opdelen in (deel-)producten (wat moet er opgeleverd worden) levert veel meer sturing (en stuurinformatie) op dan het opdelen van dat resultaat in werkzaamheden. Werkzaamheden zijn alleen maar het gevolg van op te leveren producten en ‘komen vanzelf’. Het denken in producten helpt de projectmanager in het definiëren van de scope. Vergeet hierbij als projectmanager overigens niet de eigen projectmanagementproducten te definiëren.
Praktische tip: let op de aanwezigheid van werkwoorden in de planning: er is dan geen sprake van een product, maar van werk!

7. Faseer ‘grof naar fijn’
Het is zinloos om aan het begin van een project alle zaken tot in detail te (willen) bepalen. Dit kost (te) veel tijd en is vaak al achterhaald bij het starten van een project. Werk dan ook daadwerkelijk van grof naar fijn, ook in de projectmanagement processen. Een tip hierbij is het ‘van-tot’ denken (bijvoorbeeld: het project kost tussen de €15.000 en €50.000, in plaats van een vast bedrag te noemen). De ‘van-tot’ wordt bij iedere faseovergang duidelijker en als het goed is kleiner.

 

Heb je nog meer tips (er zijn er vast wel meer te bedenken), post ze dan hieronder als reactie.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>