Het ligt in de aard van projecten om te mislukken!

Direct door naar de mantra’s? Scroll naar beneden!

We weten toch al zo veel van projectmanagement?
Een tijd geleden alweer had ik een interessant gesprek op een vooraanstaande Hogeschool in Nederland. Welke doet er nu even niet toe. Het gesprek was met een aantal bepalende mensen uit het vakgebied van Bedrijfskundige Informatica. Waar het gesprek over ging doet er ook even niet toe. Wat me opviel tijdens het gesprek was dat deze onderwijsinstelling grote focus heeft op vernieuwing, zowel op onderwijsmethodisch als vakinhoudelijk niveau. Toen ik in dat gesprek aangaf dat er op projectmanagement niveau nog wel wat zaken te verbeteren vallen, werd ik aangekeken alsof mijn gesprekspartners net een groen-geel spook voorbij hadden zien vliegen: “We weten toch al zo veel van projectmanagement? Dat is toch niet nieuw?”.

En toch mislukt het leeuwendeel van projecten
En da’s vreemd. Het hele bestaansrecht van een onderwijssysteem is gebaseerd op het uitleggen hoe we bepaalde dingen moeten zien, denken en doen (dat laatste zeker op een Hogeschool). Je zou dus zeggen dat wanneer we zoveel van dit vakgebied weten, de meeste projecten tot een succes gemaakt worden.

En da’s zo mogelijk nog vreemder. Veel projecten in het bedrijfsleven en bij overheden overschrijden tijd en budget of leveren niet op wat ze moeten opleveren. Laat staan dat de projecten na afronding het gewenste effect creëren. Uit een mooi overzicht van resultaten van verschillende onderzoeken wereldwijd (http://calleam.com/WTPF/?page_id=1445)  zijn schokkende conclusies te trekken: een groot deel, zo niet het leeuwendeel van de projecten ‘mislukt’.

Faalfactoren
Er zijn veel factoren die invloed hebben op het mislukken van projecten en er is eigenlijk geen echte eenduidige reden aan te wijzen waarom het mis gaat. Op bovengenoemde site staan ook een aantal (101) redenen genoemd waarom dit het geval is. Dit zijn vooral projecttechnische redenen. Gelukkig duidt de auteur daar ook een aantal gedragspatronen, waar een aantal zeer interessante invalshoeken in genoemd worden. Ik durf te wedden dat er nog meer op te schrijven zijn, want projecten doen betekent iets nieuws doen en iets nieuws doen betekent dat je nieuwe verassingen kunt tegenkomen (onzekerheden). Daarmee lijkt in dit overzicht het belangrijkste punt overgeslagen te worden: Het ligt namelijk in de aard van een project om te mislukken!

De aard van projecten
Ik gebruik wel eens de veel gebezigde vergelijking met de uitvinding van de gloeilamp: deze is duizenden keren niet uitgevonden, voor die ene keer dat het een succes werd. Met projecten is het niet anders, alleen zijn we iets beter geworden in het beheersen van onze ontwikkeling. Er zijn in de jaren allerhande standaarden ontwikkeld om de onzekerheden die we tegenkomen binnen projecten te beheersen. Prachtige boeken met methoden en technieken die eigenlijk allemaal heel logisch zijn, wanneer je de moeite neemt je erin te verdiepen. Deze ‘beheersing’ is de Haarlemmer olie geworden binnen projectmanagement, terwijl het woord ‘onzekerheid’ nauwelijks nog in de boekjes terug te vinden is. En dat is jammer, omdat we juist dit besef nodig hebben om te begrijpen wat we aan het doen zijn.

Kwestie van besef?
Beseffen wat je aan het doen bent is iets anders dan de methoden en technieken kennen (de theorie) en kunnen toepassen. Iets ontwikkelen (of iets veranderen) betekent iets nieuws doen. Iets nieuws doen betekent dat we bepaalde dingen nog niet weten en dus dat er nog iets onzeker is. Het betekent ook dat we in ons vakgebied nooit uitgeleerd zijn. Zodra er een project (een verandering) opgestart wordt is er sprake van een nieuwe situatie welke kan leiden tot nieuwe inzichten. Dit is dus een ‘never-ending’ story. Deze verandering op een beheerste wijze organiseren (en dus niet realiseren!) is het domein van projectmanagement.

Daarbij lijkt er een grote misvatting te bestaan rondom het besef van wat ‘beheersen’ betekent. Beheersen van een project is iets anders dan het beheersen van een proces. In een proces stop je iets, verwerk je het en levert het iets op dat met weinig variatie lijkt op wat je ervan had verwacht (deze zin moet ik zelf zelfs twee keer lezen :-). In een project stop je iets, probeer je het te verwerken en hoop je op een uitkomst die in lijn ligt met dat wat je ervan verwacht had. Dat betekent dus dat projecten (net als bij die gloeilampen) ook wel eens iets anders opleveren dan verwacht, of zelf niets opleveren. Je probeert iets nieuws en dat kan en mag falen. Is een project dan mislukt, of is de poging mislukt?

Kan een project mislukken?
Het antwoord op die vraag is sterk afhankelijk van hoe een organisatie (en uiteraard de bepalende mensen in die organisatie) kijken naar en omgaan met projecten. Dat gaat niet alléén over het besef wat een project inhoudt, maar ook over hoe deze georganiseerd kan worden. Te vaak zijn er nog projecten die de fundamenten van een beheerste benadering missen. Er wordt soms begonnen met een projectplan en dan overgegaan tot de uitvoering van de werkzaamheden. Geen fasering, geen beslismomenten en dus ook geen structuur om een project tijdig stop te zetten. Meestal kan echter al redelijk snel duidelijk worden of een project haalbaar is of niet. De eerste uitvoeringsfases (na het initiatief) dienen ertoe dit duidelijk te maken. Maar ook tijdens de uitvoering zelf dient er regelmatig gekeken te worden of het project wel ‘on track’ zit. De enige en meest belangrijke reden hiervoor is of het Business Model van het project nog wel behaald kan worden. Ik zeg overigens bewust Business Model, omdat hierin met andere dingen rekening gehouden wordt dan in een standaard Business Case, maar daar op een ander moment meer over. Veranderende context, veranderend financieringsmodel, veranderende interne factoren; ze zijn allemaal van belang voor kunnen blijven opstarten van projecten. Deze hebben we meestal niet in de hand en treden zonder aankondiging op. Wanneer deze optreden is het zaak snel te handelen en het bestaansrecht van het project te heroverwegen. Een project wat op deze manier wordt stopgezet is niet mislukt, maar gelukt (met vlag en wimpel). Het is maar hoe je ernaar wilt kijken (vanuit de doe- of de doelstelling van projectmanagement)

Wat heeft dit nu met duurzaamheid te maken (want daar zou ik het toch over gaan hebben?)
Dit heeft Alles! met duurzaamheid te maken. Duurzaam projecten doen, betekent eigenlijk projecten kunnen blijven doen, nieuwe ontwikkelingen uitproberen, risico’s kunnen nemen. Wanneer een falend project tijdig wordt stilgezet, blijft er energie bespaard (hetgeen zich uit in uren en in euro’s) waarmee weer andere initiatieven kunnen worden opgestart. Hoe groter de noodzaak tot innovatie, des te belangrijker dit punt voor organisaties wordt. Niet iedere poging tot een gloeilamp wordt immers een gloeilamp!

Nog even terugkomend op dat gesprek
Wanneer ik dan verneem hoe één van onze beste Hogescholen omgaat met het besef van wat projectmanagement inhoudt wordt ik zacht gezegd niet heel erg blij. Een innovatieve opleiding die de essentie van innovatie mist. Een opleiding die onze toekomstige projectmanagers opleidt, maar in dat proces lijkt te verzaken om zich door te ontwikkelen. Ik wil hier echt niet over gaan lopen azijn-pissen, maar juist pleiten om de discussie aan te wakkeren over hoe we dit anders kunnen aanpakken. We weten dat hetgeen we doen niet goed genoeg is (of in ieder geval beter kan), dus waarom starten we daar niet mee? Het wordt tijd voor projectmanagement versie 3.0!

Wat kunnen we eraan doen?
Zo een analyse is altijd leuk en goed om eens te doen, maar is zinloos wanneer er geen handelingsperspectief aan verbonden wordt. Handelingsperspectieven zijn alleen gebaseerd op de wijze waarop wij over zaken denken (en dus het besef wat we meenemen in ons werk en leven). Hieronder dus een aantal praktijktips of –mantra’s die voor iedere projectorganisatie gelden en ingaan op het besef waar we binnen projectmanagement mee bezig zijn. Leuk voor op het prikbord of op de muur bij de koffie-corner en wellicht aanleiding tot interessante discussies:

5 mantra’s voor projectorganisaties 

1- Projectmatig denken en werken begint al voordat het project begint
Zodra een idee ontstaat begint het proces van elimineren en controleren. Dit selectieproces is een van de voornaamste redenen waar projectmanagement voor in het leven geroepen is.

2- Projecten mislukken alleen wanneer er energie is verspild.
Eén woord: gloeilampen!

3- Het gaat er niet om het project af te ronden, maar om tot een afronding te komen!
En voortbordurend op deze gloeilampen: afronden is gericht op het opleveren van resultaten, hetgeen een nobel streven is, maar zoals hierboven beargumenteerd niet altijd even haalbaar. Tot afronding komen betekent een project zacht laten landen, of het nu een geslaagd of een minder geslaagd experiment is! Voor de meeste projectleden betekent dit een belangrijke focus-verschuiving.

4- Doe eerst de goede dingen, doe daarna pas de dingen die goed zijn goed en beter!
Een ‘gouwe ouwe’, maar ook hier van toepassing! Een leuk voorbeeld zag ik afgelopen week in de docu-film ‘The human scale’ (film over duurzame ontwikkeling van steden). In een experiment (project) in een grote Amerikaanse stad (ik geloof dat het NY was) werden op een druk plein stoeltjes en tafeltjes neergezet. Doelstelling was om de drukke publieke locatie een andere (meer sociale) functie te geven. Menselijke/sociale interactie te midden van de hectiek van het drukke stadsleven was een belangrijk uitgangspunt van dit project. In eerste instantie was men sceptisch over dit initiatief (daar is toch geen behoefte aan?). Er werd derhalve gestart (geëxperimenteerd) met goedkope stoeltjes en tafeltjes. Niet veel later kwam de reactie dat die tafeltjes en stoeltjes er ‘niet uitzagen’ en was er behoefte aan kwalitatief betere en beter ogende tafels en stoelen. Deze zijn vervolgens aangeschaft. Er is nu, te midden van het drukke verkeer en de hectiek van het stadsleven, een vaste plek met mooi meubilair, waar mensen even tot elkaar kunnen komen. Een mooi voorbeeld van gecontroleerd experimenteren en gefaseerd werken.

5- Prince3 bestaat niet… nog niet althans!
Welke methodiek je in een projectorganisatie gebruikt doet er niet toe: In dit mantra wordt Prince gebruikt als synoniem voor het projectmatig werken en derhalve voor alle bestaande methodieken. Het gaat over (door-) ontwikkeling van onze methoden en technieken en uiteindelijk over de mogelijkheid en noodzaak om projecten te kunnen blijven doen. In een bewegende wereld staat stilstand gelijk aan achteruitgang en achteruitgang gelijk aan een soort intellectueel faillissement. Dit wil overigens niet zeggen dat de bestaande methoden zich niet ontwikkelen. De vraag is alleen op basis van welke uitgangspunten ze zich ontwikkelen.

 

2 reacties op “Het ligt in de aard van projecten om te mislukken!

  1. Wel een gehoord van het boekje “De kleine Prinses” en “Value based projectmanagement”. Zijn wellicht interressante invalshoeken voor je!

  2. Hi Jan Pieter, Interessante benadering inderdaad. Ik denk dat dit soort denken en discussie de komende jaren steeds meer voeten aan de grond gaat krijgen: er komen immers hele nieuwe uitdagingen op ons pad, waar we nog geen antwoord op hebben. Dank voor je bijdrage!

Laat een reactie achter bij Volkers Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>